EVENT MANAGEMENT - CHAPTER 1 - INTRODUCTION

 

CHAPTER 1

TENTANG EVENT  MANAGEMENT

Definisi Event Management

Event management adalah proses dimana sebuah event direncanakan, disiapkan, dan diproduksi. Seperti bentuk manajemen lainnya, event management juga meliputi penilaian, pembatasan, perolehan, alokasi, pengarahan, pengendalian, dan analisis waktu, finansial, sumber daya manusia, produk, pelayanan, dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan. Pekerjaan event manager adalah mengawasi dan menyiapkan setiap aspek event, termasuk penelitian, perencanaan, organisasi, implementasi, pengendalian, dan mengevaluasi desain, tugas, dan produksi.

Proses Event Management

Event management merupakan jalinan proses dan fungsi manajemen yang rumit. Seperti digambarkan dibawah ini, unit-unit fungsional membentuk susunan dari bagian terkecil menjadi suatu bagan yang saling berkaitan yang tidak bisa dipisahkan dan di tinggalkan karena akan menyebabkan efek berantai bagi sebagian yang lain. Proses dari awal dan akhir digambarkan sebagai suatu looping yang tidak akan berhenti disatu titik. Setiap akhir adalah permulaan bagi bagian yang lain..  Julia Rutherford Silvers, CSEP dalam bukunya yan berjudul  The EMBOK Project, melukiskan bahwa proses manajemen merupakan sebuah benang yang tersusun membentuk “Tenunan”

Cakupan Event Management

Event management terdiri dari banyak sekali tipe event. Meskipun industri ini digambarkan kedalam bermacam kategori, semuanya menunjukkan perencanaan dan produksi sebuah event adalah mengumpulkan orang bersama-sama pada waktu tertentu, pada tempat tertentu, dan untuk tujuan tertentu. Genre (jenis) event yang dapat dianggap masuk ke dalam profesi event management digambarkan dalam Tabel 1.

Table 1

The Event Genre of Event Management

  Source : Julia Rutherford Silvers, Event Management Body of Knowledge Project, www.juliasilvers.com/embok.htm

Event Contexts

Daftar dibawah ini merupakan contoh konteks/lingkungan atau jenis event yang dapat dimasukkan kedalam beberapa kategori genre event. Daftar ini belum lengkap, dan mungkin ada nama yang berbeda untuk tiap tipe event tergantung pada perusahaan, geografis, atau etnografi budaya. Yang harus diperhatikan adalah tipe event tertentu dapat masuk ke dalam beberapa genre yang berbeda tergantung pada tujuan dan manfaat event dan organisasi penyelenggara atau yang melaksanakan event.

Source : Julia Rutherford Silvers, Event Management Body of Knowledge Project, www.juliasilvers.com/embok.htm

PENDEKATAN PROYEK EVENT

  

Struktur dasar dari sebuah event terdiri atas tahapan dan fungsi operasi dari masing-masing bidang yang terdapat didalamnya.  Rangkaian aspek fase membuat seseorang dapat mendekati area fungsi dalam cara yang sistematik dan komprehensif. Taksonomi ini membantu mengkategorisasi fungsi-fungsi tersebut kedalam modul atau bidang studi, menentukan area tanggungjawab, dan untuk analisis sistimatis dalam konteks manajemen risiko.

PROSES

Dimulai dengan sistem proses, yang meliputi penilaian, seleksi, monitoring, komunikasi, dan dokumentasi, karena sistem proses dan terminologi yang diajukan ini berdasarkan sistem proses yang diterima luas, khususnya dalam bidang manajemen risiko. Ini merupakan sistem rangkaian dan iterative yang mempromosikan pendekatan dinamis untuk merubah sifat event dan risiko yang tergabung. Manajemen risiko merupakan aktivitas dinamis dan berlanjut karena risiko berada disekitar meetings dan event secara konstan bergabung, berkembang, berkurang, berubah, berfluktuasi dalam bentuk urgensi dan prioritas. Proses manajemen risiko harus proaktif dan siklikal – membantu komunikasi, peramalan, dan perencanaan lebih lanjut. 

Assessment didefinisikan sebagai proses dua langkah yaitu identifikasi dan analisis. Identifikasi adalah proses penemuan dan penentuan dimana semua elemen dalam tiap kelas atau kategori dipertimbangkan. Proses analisis meningkatkan kemampuan prediksi dan membantu menentukan prioritas yang lebih baik dengan mengkualifikasi dan mengkuantifikasi tiap elemen atau melakukan identifikasi risiko.

Selection adalah saat mengambil keputusan, memilih metode atau taktik yang dianggap paling sesuai untuk mencapai tujuan atau sasaran. Bersamaan dengan keputusan ini adalah penilaian sumber daya, tanggung jawab, dan kewenangan untuk melaksanakan taktik yang dipilih. Beberapa taktik dalam manajemen risiko meliputi penghindaran, pengurangan, pemindahan, isolasi, dan pencegahan.

Monitoring meliputi pengaturan dan perencanaan pelacakan progres, status, atau kondisi taktik yang dipilih. Termasuk kinerja tindakan pengendalian risiko, dan pengembangan pilihan yang lebih jauh dan tindakan yang dibutuhkan dengan mengulangi penilaian dan proses pemilihan.

Communicate merupakan komponen vital dari sistem proses, yang meliputi perolehan informasi secara berkala dan distribusi plus konsultasi yang sesuai dalam pengambilan keputusan. Ini penting untuk melibatkan konstituen yang sesuai untuk mencapai assessment komprehensif dan memelihara penerimaan dan mendukung keputusan yang diambil.

Documentation termasuk pencatatan, pelaporan, pemeliharaan dan pengarsipan assessments, analisis, rencana respon, monitoring, dan hasil pengendalian, dan pencatatan serta dokumen lainnya, dan menyediakan data yang bernilai dan bukti penting untuk mencapai proses manajemen risiko yang mantap.

FASE

Dimulai dengan sistem fase yang menjelaskan rangkaian sifat dasar event management, menitikberatkan pada criticality of time dalam setiap event project. Fase meliputi pemrograman, perencanaan, implementasi, event, dan penutupan, dan diambil dari terminologi project management tradisional. Manajemen risiko efektif tergantung pada pelaksanaan di tiap penghubung rangkaian keseluruhan siklus event project, dari permulaan sampai penyelesaian.

Pemrograman Meliputi aktivitas dimana penelitian dilaksanakan dan konsep ditentukan dan divalidasi. Ini dilakukan ketika lingkup dan konteks telah ditetapkan, tujuan dan sasaran ditentukan, dan komitmen sumber daya telah dibentuk yang dilakukan  beberapa bulan sebelum satu event yang ditargetkan atau aktifitas yang terkait dengan serangkaian event dimasa yang akan datang. Tahap perencanaan lebih lanjut ini meliputi partisipasi dan koordinasi stakeholder yang menjadi peran pengawa disamping agensi yang secara langsung bertanggung jawab terhadap perencanaan event dan manajemen traffic day-of-event.

Planning merupakan fase dimana persyaratan dan spesifikasi untuk event project telah ditentukan, menentukan tugas-tugas yang akan dilakukan, bagaimana tugas tersebut akan diorganisasikan, sumber daya yang dibutuhkan, dan lingkungan, kondisi, atau asumsi yang mempengaruhi keputusan yang dibuat.

Implementation merupakan fase dimana semua peralatan dan jasa dikontrak dan dikoordinasikan, mensingkronkan seluruh kebutuhan logistik dan operasional  event project. Ini merupakan  fase transisi antara perencanaan operasi event dengan aktivitas day-of-event. Tim perencaaan event dan tim oeprasional bekerja secara strategis untuk menyebarkan rencana manajemen operasional disamping mengatur pengujian perlengkapan yang dibutuhkan dan aktifitas pelatihan personal

The Event dipisahkan dari implementasi sebagai fase tertentu karena perbedaan dan pendekatan dinamis yang dibutuhkan sekali produksi dimulai. Sementara fase diatas memiliki kemungkinan keputusan yang dilaksanakan atau tidak, sedangkan sekali event dimulai tidak ada kemungkinan keputusan tidak dilaksanakan untuk menutup event (atau pembatalan elemen tertentu atau aktivitas yang sudah dimasukkan ke dalam event). Ini memerlukan rencana kontinjensi. Kegiatan dilapangan membutuhkan tim manajemen oeprasional yang terorganisasi dengan baik dan infrastruktur komunikasi. Monitoring risiko dan fungsi pengendalian menjadi kritis selama fase ini sehingga keadaan bahaya atau insiden direspon dalam waktu dan tindakan dengan cara yang efektif.

Post Event merupakan fase dimana produksi event ditutup, dibongkar, dan kewajiban kontraktual diselesaikan. Fase ini juga meliputi pengumpulan umpan balik dan mereview tindakan, tugas, dan keputusan. Informasi ini kemudian dievaluasi untuk menentukan ukuran (Return on Investment) atau rating sesuai dengan kriteria yang telah dibangun (kritik kinerja), untuk mengungkap dampak (ekonomi, lingkungan, sosial, dan budaya), dan untuk mencatat pelajaran yang akan membantu transfer pengetahuan untuk event project selanjutnya.

Integration mencerminkan kebutuhan kritikal untuk mengkoordinasi, mensingkronkan, dan menggabungkan beragam dan besarnya interaksi, ketergantungan, dan hubungan elemen yang ada dalam project event untuk memastikan keputusan menyatu dengan semua faktor yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh pilihan tersebut.

DEPARTEMEN/FUNSIONAL

Masing-masing departemen mewakili keseluruhan tugas, yang mencerminkan struktur organisasional untuk studi dan/atau analisis. Struktur ini membantu pengembangan sistem dan dokumentasi yang diperlukan untuk disiplin dan keseluruhan manajemen event dan risiko yang meliputinya, dan juga sistim yang dapat diprediksi, terstandarisasi dan formal yang kepentingan utamanya adalah penggambaran lingkup penuh tanggungjawab, dan kemudian kewajiban manajemen risiko, yang ditugaskan pada event organizer.

Administration. Fungsi administrasi sangat berkenaan dengan alokasi, pedoman, dan pengendalian sumber daya yang sesuai yang digunakan dalam event project. Karena sumber daya itu terbatas, maka penting sekali untuk memperoleh, mengembangkan, dan memanfaatkan dengan cara yang paling efisien dan efektif untuk memberi keuntungan event project dan membatasi risiko.

Design. Fungsi design fokus pada interpretasi dan ekspresi artistik dari tujuan dan sasaran event project dan dimensi eksperientialnya. Elemen-elemen yang dikembangkan dalam tiap area fungsional dikombinasikan untuk menciptakan event experience yang dapat dinikmati dan bertahan lama, dengan beberapa pilihan yang dianggap “beresiko” karena karakteristiknya atau karena desainnya.

Marketing. Fungsi Marketing menyampaikan fungsi yang membantu pengembangan bisnis, membina dukungan politik dan ekonomi, dan membentuk imej serta nilai event project. Sifat dasar event sebagai sebuah “pengalaman” mengharuskan sebuah pemahaman menyeluruh mengenai hubungan buyer-seller yang unik yang terkait dengan product intangible ini.

Operational. Fungsi operations berkonsentrasi pada orang, produk, dan pelayanan yang dibawa bersama-sama untuk menghasilkan event project, demikian juga dengan peran, tanggungjawab, aplikasi, dan manuver yang terkait dengan masing-masing hal tersebut. Koordinasi yang sempurna dibutuhkan untuk mengelola simponi logistikal dan fungsional ini yang diperlukan dan diharapkan.

Risiko. Fungsi Risiko berkenaan dengan kewajiban perlindungan, kesempatan, dan legalitas yang secara tradisional terkait dengan setiap perusahaan, termasuk event project. Risiko ini merupakan yang tak terhindarkan terkait dengan setiap pilihan yang dibuat dan pada semua aktifitas yang dilaksanakan, dan diberi mandat oleh stakeholder dari otoritas regulator sampai pembedaan event konsumen.

Planning System for Financial Management (source: Silvers & Nelson, 2005)

Job Analysis for Financial Management (source: Silvers & Nelson, 2005)